Quel est le rôle d’un bon de livraison et ses mentions obligatoires ?

Le bon de livraison, aussi appelé packing slip en anglais, est un document commercial incontournable en logistique. Il fait office de justificatif et atteste que la commande a bien été remise au client final. Avec l’accélération des livraisons et la montée en puissance de l’externalisation du transport, disposer d’un document complet est plus qu’utile. Il doit rassembler toutes les données liées à la commande, simplifier grandement son expédition, son transport et sa réception. Voici ce que vous devez savoir à propos du bon de livraison.

L’utilité réelle d’un packing slip

Le bon de livraison est un papier commercial qui confirme la bonne remise de la commande. Celui qui présente ce packing slip, généralement le transporteur ou le prestataire logistique, assure l’acheminement des marchandises jusqu’au destinataire final. Ce bordereau de livraison liste précisément les articles livrés :

• La référence des produits ;
• Les caractéristiques ;
• Les quantités.

Cette liste permet au réceptionnaire de valider la conformité des articles livrés. Au-delà, le bon de livraison offre à l’expéditeur une preuve de sortie des produits de l’entrepôt. Il constitue un justificatif légal en cas de litige sur la réception. Quelle est la différence avec une facture ? Si tous deux sont des documents commerciaux, le bon de livraison confirme la réception des biens physiques. La facture quant à elle détaille la facturation : prix unitaire, conditions et modalités de paiement.

En facility management, gérer les approvisionnements repose souvent sur une traçabilité rigoureuse, qui inclut des bons de livraison conformes. Dans cette optique, intégrer le bon de livraison dans votre gestion opérationnelle permet d’assurer une traçabilité fiable et continue des flux.

Quelles informations comporte le bon de livraison ?

Même si aucun format unique n’existe pour le bon de livraison, ce document commercial doit idéalement inclure les éléments suivants :

• Le numéro de commande et facture associée ;
• La date d’expédition ;
• Les coordonnées complètes de l’expéditeur ;
• Les coordonnées du destinataire ;
• La description précise du contenu de l’envoi ;
• Le poids et la taille de chaque colis ;
• Le poids total de la marchandise ;
• La provenance et la finalité des marchandises ;
• Les informations relatives au convoyeur ;
• La date de réception.

Maîtriser ces éléments fait partie des documents commerciaux à maîtriser pour créer son entreprise et sécuriser ses premières opérations. Selon la nature de la société et des produits commandés, ces mentions peuvent varier. Par exemple, le prix unitaire n’apparaît généralement pas sur le bon de livraison. En effet, sa mission principale est de confirmer la bonne réception des marchandises livrées, et non d’indiquer leur valeur commerciale. Ce rôle est celui dévolu à la facture.

Lors de l’achat d’équipements comme une machine à café destinée à l’entreprise, le bon de livraison sert de preuve de réception et de conformité.

Les avantages du bordereau de livraison en logistique

Le bon de livraison joue un rôle clé pour l’entreprise qui vend la marchandise, le transporteur et le destinataire final. Voici ses principaux atouts :

• Il constitue un certificat de livraison officiel, et atteste que les produits livrés respectent bien les conditions définies ;
• Il améliore la gestion des données relatives à la commande, facilite l’identification des colis pour les acheteurs, les transporteurs et même les agents douaniers ;
• Il permet de détecter rapidement toute erreur : le destinataire peut vérifier que les quantités commandées correspondent bien aux marchandises réceptionnées ;
• Il simplifie le traitement des retours ou remboursements en cas de produit endommagé lors de l’expédition. Cela renforce la confiance grâce au respect des conditions liées à la rétractation.

Le logiciel d’automatisation des bons de livraison

Les technologies actuelles permettent d’automatiser la collecte des données présentes sur le bon de livraison. Il s’agit notamment de la réduction des erreurs liées à la saisie manuelle et le gain d’un temps précieux. Les entreprises équipées d’un logiciel de gestion d’entrepôt peuvent dématérialiser la vérification des documents lors de :

• La préparation ;
• L’expédition des marchandises.

Ce logiciel respecte les normes d’étiquetage, et les exigences documentaires imposées par le transporteur pour assurer une livraison fluide. L’entreprise génère automatiquement un bon de livraison pour chaque commande expédiée pour garantir un processus optimisé. Sa fonction avancée de gestion multitransporteurs facilite l’impression d’étiquettes adaptées à différents prestataires. Au même moment, cela sert à attribuer un numéro de suivi unique à chaque colis dès sa sortie d’entrepôt.

Par ailleurs, la preuve de livraison électronique, ou e-POD, se généralise dans les flux logistiques. Tout comme le bon de livraison papier, cette confirmation numérique constitue une preuve légale que le destinataire a reçu la marchandise livrée. Tout cela s’est effectué dans les conditions et délais prévus. La validation s’effectue via une signature électronique, et garantit traçabilité et transparence dans le processus.

La preuve de la commande délivrée

Pour comprendre la chaîne logistique derrière chaque livraison, ce document matérialise chaque étape entre l’expédition et la réception finale. Il est probable que la commande a été correctement livrée, et que le service logistique a rempli sa mission avec efficacité. Avec l’externalisation du transport et le besoin d’une gestion rapide, ce document devient un pilier pour tous les acteurs de la livraison. Les prestataires événementiels doivent souvent émettre des bons de livraison pour le matériel loué ou les fournitures livrées avant un évènement corporate.

Pour accélérer la gestion des bons de livraison, ainsi que le flux de la communication avec les transporteurs, des solutions adaptées existent. Elles sont proposées par des entreprises spécialisées dans l’optimisation logistique multisectorielle. Les acteurs économiques bénéficient alors d’un accompagnement dans la maîtrise de leurs flux et documents commerciaux. Contactez-les pour apprendre comment simplifier vos livraisons et garantir la traçabilité de vos commandes. Vous tirerez un meilleur parti du bon de livraison au quotidien.

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